会议预定管理系统

项目背景

Background

随着企业普遍完成了网络化、信息化升级后，会议系统已从最初的模拟系统发展到现在的全数字会议系统；通过统一的软件系统，实现对会议流程、信息发布、会务信息的统一管理，已成为客户需求的主流；随着物联技术、人工智能和云技术的发展，为会议组织者提供会议管理、运营、交互而产生的会议产品及服务将会增加。

痛点分析

Problem

01

工作效率低

前台手工登记，缺乏统一调度，出错率高；需前往会议室确认是否空闲，效率低下。

02

信息封闭

预定好的会议室，因信息没共享，可能被他人占用。

03

会议打扰

会议过程中，可能被他人闯入，确认是否有人在开会或咨询会议结束时间。

04

设备维护

无法实时掌握众多设备的运行状态，难以降低设备故障风险。

05

效益评估

较难精细评估会议室效益，以便作出结构调整。

06

会议智能化低

无法实时跟进会议情况，难以为会议提供更好的会前、会中、会后的配套服务。

07

管理成本

会议室多、会议设备数量多，造成技术管理与服务人员冗余，无法高效匹配会议资源，导致无法最大化发挥会议使用率，管理成本高。

产品目标

Product goal

建立一个管理平台，该平台对会议场景下相关的人、空间、设备建立信息互通；将传统的，单一的会议预约、会议室设备、会议室空间管理、视频会议等单个系统融合起来，同时与智慧办公相结合，通过平台实现人与人的联动、人与空间的联动、人与设备的联动，从而建立统一、高效，智能的会议管理系统。

产品定位

Positioning

客户定位

具有智能、高效会议空间及设备管理需求的企业用户。

场景定位

企业会议室、共享会议室的日常会议、视频会议、培训会议的预约、空间、设备及服务管理。

原型图

Wireframe

低保真

高保真

界面设计

Interface design

会议预约

预约会议作为用户使用频率最高的功能，界面以时间轴方式呈现；每个会议室就是一条时间轴，时间轴上的会议室状态以图形化方式呈现，是否被占用，是否空闲，都一目了然；用户可根据实际需要选择会议时间段。

亮点一：以可视化图形方式呈现会议室的状态，用户一目了然；解决了需前往会议室确认是否空闲的传统方式；节省时间，提高了工作效率。
亮点二：预约该时间段的会议室后，所有人都能看到该时间段的会议室被占用，他人就无法再预约或占用。
亮点三：预约完会议后可点击查看会议信息详情，可对其进行再次的编辑或查看和取消。